Syndic · administration de biens · gestion locative
Assemblées générales, appels de fonds, sinistres, états des lieux : des journées de 7 h pour appliquer ChatGPT, Claude et l'automatisation aux dossiers d'un cabinet de syndic ou d'administration de biens.
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Un gestionnaire de copropriété n'écrit pas les mêmes documents qu'un négociateur : convocations à envoyer dans les délais, procès-verbaux à notifier, relances de charges, échanges avec les assureurs, messages des copropriétaires. La formation part de vos propres modèles, une fois retirées les données personnelles qui n'ont rien à faire dans un outil d'IA.
Gestionnaires, assistants et comptables repartent chacun avec des consignes, les « prompts », écrites pour leurs documents, et une méthode commune de relecture.
L'IA aide à rédiger l'annonce d'un logement, à répondre aux candidats, à mettre au propre un état des lieux ou un courrier de régularisation des charges, dans le cadre des règles rappelées plus bas.
| Tâche | Ce que l'IA prépare | Ce qui reste à vous |
|---|---|---|
| Convocation et ordre du jour | L'ordre du jour à partir des demandes reçues, une note par résolution. | Les questions retenues, les pièces jointes, l'envoi au moins 21 jours avant la séance. |
| Procès-verbal | Le texte mis au propre à partir de vos notes. | Le décompte des voix, les noms des opposants et des abstentionnistes, la signature. |
| Appels de fonds et impayés | La lettre qui accompagne un appel de fonds pour travaux, puis des relances graduées, du rappel courtois au courrier ferme. | Les montants et les échéances, tirés de votre comptabilité, et la décision de recouvrer. |
| Sinistres | La déclaration à l'assureur, puis les points d'étape aux copropriétaires concernés. | Le délai prévu au contrat d'assurance et l'exactitude des faits. |
| Devis | Un tableau comparatif et une synthèse neutre pour le conseil syndical. | La relecture des devis d'origine : l'outil peut sauter une ligne. |
| État des lieux | Un document pièce par pièce tiré de vos notes, comparable à la sortie. | La visite contradictoire et la signature des deux parties. |
| Candidatures locataires | Une grille de lecture des dossiers, les réponses aux candidats. | Les pièces demandées, fixées par décret, et des critères non discriminatoires. |
La convocation part au moins 21 jours calendaires avant l'assemblée, sauf délai plus long prévu par le règlement de copropriété (article 9 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967). L'IA prépare l'ordre du jour et les notes ; le calendrier d'envoi se tient dans votre logiciel.
Source : Service-Public.fr, convocation de l'assemblée générale
Le procès-verbal donne, pour chaque question, le résultat du vote, puis le nom et les voix des opposants et des abstentionnistes ; il est signé en fin de séance ou dans les 8 jours (article 17 du même décret). Les décisions sont notifiées dans le mois, et les opposants ou défaillants ont 2 mois pour les contester (article 42 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965).
Un procès-verbal qui indique seulement « adopté à la majorité » s'expose à l'annulation. C'est ce qu'un outil écrira si vous ne lui donnez pas le décompte.
Source : Service-Public.fr, procès-verbal d'assemblée générale
Établi à la remise des clés, en présence du locataire et du bailleur ou de son représentant, il décrit l'état de chaque pièce et de ses équipements, note compteurs et clés, et se compare à celui de sortie (article 3-2 de la loi n° 89-462).
Le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 fixe les pièces qu'on peut demander à un candidat locataire et à sa caution. En exiger d'autres expose à une amende pouvant atteindre 3 000 €, ou 15 000 € pour une personne morale. Un outil de tri s'en tient à ces pièces et à des critères que vous avez écrits.
Source : Service-Public.fr, justificatifs du futur locataire
Tu assistes un gestionnaire de copropriété. À partir de l'ordre du jour, de mes notes et du décompte ci-dessous, rédige le projet de procès-verbal de l'assemblée du [date]. Pour chaque question : intitulé exact, résolution, résultat en voix, noms et voix des opposants et des abstentionnistes. N'écris jamais « adoptée à la majorité » sans décompte. Termine par la liste des informations manquantes.
À vérifier : chaque décompte contre la feuille de présence, avant la signature.
Voici [trois] devis pour [le ravalement de la façade]. Présente-les dans un tableau : entreprise, montant HT et TTC, prestations, exclusions, délai. Signale les postes absents de certains devis, puis rédige une synthèse neutre de dix lignes, sans recommander d'entreprise. Indique toute valeur lue sans certitude.
À vérifier : chaque montant dans le devis d'origine.
Rédige une relance à [nom], copropriétaire du lot [numéro], pour l'appel de fonds du [trimestre] resté impayé ([montant]). Rappelle l'échéance, propose un échange en cas de difficulté, annonce la suite prévue sans règlement sous [délai]. Ton ferme et respectueux, quinze lignes au plus, aucune formule juridique que je ne t'ai pas donnée.
À vérifier : le montant dans votre logiciel, et l'absence de règlement entre-temps.
Choisir entre ChatGPT, Claude et Gemini, configurer ses outils, écrire ses premières consignes : courrier à un copropriétaire, note sur une résolution, réponse à une demande de travaux.
Tableau comparatif de devis, lettre d'information sur un chantier, annonce d'un logement à louer avec ses visuels.
Relier avec Make ou n8n la boîte de réception, le tableur et le logiciel métier : tri des demandes, relances programmées, suivi des sinistres. Vous repartez avec un premier flux en production.
Les trois niveaux forment le parcours certifiant de 21 h (RS6776, finançable par le CPF), présenté sur la page formation IA immobilier.
Démarches et pièces à fournir : guide du financement de la formation IA immobilier.
Oui. Les exercices partent de vos modèles de convocation, de procès-verbal et de relance, quel que soit le nombre d'immeubles gérés. Une équipe peut être formée dans vos locaux, sur devis.
Elle en prépare le projet, sans en garantir la conformité. Le résultat de chaque vote et les noms des opposants et des abstentionnistes viennent de vous ; l'outil les met en forme, vous relisez, puis le président de séance, le secrétaire et les scrutateurs signent.
Avec méthode. Coordonnées, dettes de charges ou litiges sont des données personnelles : le RGPD impose de n'utiliser que celles qui sont utiles, dans un outil aux réglages de conservation vérifiés. Cette confidentialité fait partie des compétences évaluées pour la certification RS6776.
Elle peut compter si elle relève des domaines fixés par le décret n° 2016-173 du 18 février 2016 et garde un lien direct avec votre activité : ici, les exercices portent sur vos convocations, procès-verbaux et états des lieux. Les titulaires d'une carte « Gestion » ou « Syndic de copropriété » doivent suivre 14 heures par an ou 42 heures au cours de trois années consécutives d'exercice ; nos modules ne couvrent pas les heures de déontologie et de non-discrimination.
L'article 4 du règlement européen sur l'IA, applicable depuis le 2 février 2025, demande aux entreprises qui font utiliser l'IA par leur personnel de favoriser sa maîtrise de ces outils. Depuis le 27 juillet 2026, le texte précise qu'il n'impose pas de niveau précis à chaque personne. Une formation attestée compte parmi ces mesures.
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